Vous jonglez au quotidien avec de nombreux fichiers Excel ou Google Sheets pour réaliser vos reportings commerciaux ou marketing ? Préparer une présentation de vos chiffres d’activité vous réclame beaucoup de temps et d’efforts ? Alors lisez ce retour d’expérience d’une entreprise qui a décidé de prendre les choses en main et d’utiliser la solution gratuite Google Looker Studio.
Le contexte chez le client
En octobre dernier j’ai accompagné une entreprise du secteur culturel et événementiel dont les services internes (billetterie, e-marketing, communication et direction financière) exploitent de très nombreux fichiers google sheets et excel pour réaliser régulièrement le reporting de leur activité (pointage des réservations, ventes sur le site web et via les distributeurs, performances des campagnes e-marketing…).
Les limites des tableurs comme Excel ou Google Sheets
Les fichiers Excel sont très répandus car très pratiques pour facilement structurer de l’information (historiquement présente dans les bases de données) et procéder à des calculs automatisés (les fameuses formules excel) afin de pouvoir ensuite réaliser une analyse des données. La solution Google Sheets a apporté une nouvelle dimension dans la facilité d’exploiter le logiciel (plus rien à installer sur son poste) et surtout de partager très facilement l’information ou de collaborer à plusieurs mains sur le même fichier.
Cependant la multiplication de ces fichiers et leur structure native de tableurs ne sont plus adaptés lorsqu’on souhaite créer rapidement un reporting mettant en avant des informations claires destinées à faciliter la prise de décision, bref non pas calculer des données mais lire des résultats et les communiquer efficacement aux destinataires.
Les entreprises ont alors le réflexe d’extraire et de synthétiser les informations clés dans des formats de fichier plus adaptés aux présentations (Power Point, Google Slides) mais tout cela prend du temps, multiplie encore les fichiers à manipuler, diffuser et à maintenir.
De la base de données au tableau de bord automatisé
C’est dans ce contexte que la solution Google Looker Studio prend tout son sens car elle a permis dans le cas présent de :
- Susciter une réflexion et mener un travail d’équipe pour définir en commun les informations essentielles à mesurer par chaque service pour piloter l’activité
- Identifier la provenance (source et format des données excel ou google sheets) pour alimenter automatiquement le tableau de bord commun à chaque équipe
- Créer des tableaux de bord thématiques (billetterie, e-marketing…) avec une mise en page et diffusion adaptée aux destinataires tout en maîtrisant la sécurité des accès
- Supprimer le besoin d’extraire régulièrement des fichiers excel ou google sheets vers une présentation type Power point ou Google slides car les destinataires n’ont plus qu’à aller avec leur navigateur à une adresse fixe de page web
- Passer plus de temps à l’analyse des performances qu’à la préparation des données
Le gros du travail consiste surtout à concevoir le tableau de bord (KPis selon les objectifs, plage de dates d’analyse pertinentes) et à mettre en œuvre techniquement sa réalisation mais une fois en place, le flux de données est automatisé et il n’est plus nécessaire de créer un reporting ! Les données du tableau de bord s’alimentent et se mettent à jour automatiquement.
L’architecture technique mise en place et budget indicatif
Malgré des données à exploiter de nature très différentes selon les services (fichiers excel, google sheets, Google Ads Meta ads, Tiktok ads, Google Analytics, Youtube, Shopify, API…), la solution Google Looker Studio permet d’agréger ces sources de données au travers de connecteurs (certains gratuits et d’autres payants)
- Solution Google Looker Studio : gratuite
- Connecteurs écosystème Google (google sheets, google ads, youtube, excel, google analytics) : gratuits
- Connecteurs tiers (Meta Ads, Tiktk Ads, Shopify, Api) : payant
(prix à partir de qq dizaines d’euros / mois selon le volume de données et le nombre d’utilisateurs)
Pour vos projets de tableaux de bord, l’agence Data4biz vous accompagne dans la le conseil et stratégie data marketing, la mise en œuvre technique ou la formation de vos équipes, n’hésitez pas nous contacter pour vous aussi gagner du temps au quotidien.
Pour rappel, nous vous proposons des formations Google Looker Studio adaptées à votre niveau.
En savoir plus sur la formation.
Auteur : Eric Melounou – Consultant & formateur data Marketing / CEO Data4Biz